Metāla dokumentu skapji ir pakļauti rūsēšanai mitrā vidē. Lai novērstu rūsu, regulāri pārbaudiet, vai korpusa virsmas nav skrāpējumos vai vietās, kur pārklājums ir nolobījies. Ja tiek konstatēti lokāli bojājumi, nekavējoties salabojiet to, izmantojot pretrūsas krāsu, kas atbilst korpusa krāsai; pirms krāsas uzklāšanas pārliecinieties, ka visa rūsa ir rūpīgi noņemta un vieta ir sausa.
Skapjos, kas bieži ir pakļauti mitrumam, ievietojiet desikantu iekšpusē un regulāri nomainiet tos. Turklāt saglabājiet atbilstošu atstarpi starp skapi un sienu, lai atvieglotu gaisa cirkulāciju. Ja uz korpusa virsmas veidojas kondensāts, nekavējoties noslaukiet to sausu.
Koka kartotēkas skapjiem ir nepieciešama aizsardzība pret kukaiņiem un pelējumu. Ievietojiet iekšā kampara koka blokus vai dabiskos kukaiņu atbaidīšanas līdzekļus, izvairoties no tieša kontakta starp ķīmiskajiem repelentiem un koksni. Periodiski pārbaudiet, vai nav pelējuma plankumu; ja tādi tiek atrasti, nekavējoties noslaukiet tos ar mīkstu drāniņu, kas samitrināta ar nelielu daudzumu atšķaidīta baltā etiķa, pēc tam ļaujiet vietai kārtīgi nožūt.